Meta de producto || Implementar en 4 unidades administritivas la estrategia de innovación de la política de gestión documental. || Sistema Ejecutor

Periodo: 01/01/2024 - 31/12/2027 / Pilar: Innovación para la seguridad y la paz / Sector: Gobierno Territorial / Nombre del programa: Fortalecimiento a la gestión y dirección de la administración pública territorial / Nombre del subprograma: Intersubsectorial Desarrollo Social

Indicador de producto: Número de unidades administrativas Tipo de indicador: Acumulado

Herramientas de Administrador

Histórico de la ejecución

Ejecución fìsica (Última actualización: 08/07/2025 )

Avance de meta física en el cuatrienio:

Línea base: 0

Meta: 4

27.75%

Meta alcanzada: 1.11
Actividades ejecutadas:

01 de octubre de 2024 - Responsable de la información: Johan Sebastián Rengifo Devia – SAyTH Responsable del cargue: Daniel Andrés Murillo Sterling – SPPyT A continuación, se relaciona la información de las actividades desarrolladas por la Secretaría Administrativa y de Talento Humano y su ejecución al 30 de septiembre de 2024: - DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Las acciones y estrategias de innovación de la política de gestión documental se han ejecutado en un 80%, desarrollando actividades de revisión de procedimientos, visitas de seguimiento y asistencia técnica a funcionarios, además de las siguientes actividades: Se realizó la revisión y ajustes de parte del inventario que corresponde al archivo central y posteriormente se cargó a la página de la Dirección de Gestión Documental de la Gobernación del Tolima. En este aspecto se realiza la revisión para poder ajustar lo mejor posible el inventario al natural ya que es importante como herramienta de ayuda y como suministro para la elaboración de las TVD de la Gobernación que actualmente se encuentra en las primeras etapas de elaboración. En otras actividades se realizaron mesas de trabajo y reuniones con el equipo de trabajo en busca de ejecutar las actividades brindadas por el equipo de MIPG, que buscan una actualización de los documentos relacionados al proceso de Gestión Documental empezando por su política y manuales. Adicionalmente se está realizando la actualización de la caracterización del proceso, y se está revisando si están todos los procedimientos debidamente documentados. Documento anexo: "FORMATO ÚNICO DE CARGUE - META P3S45MP15.pdf" - - - - 15/10/2024 Responsable de la información: Johan Sebastián Rengifo Devia – Director de Gestión Documental S.A.T.H Responsable del cargue: Daniel Andrés Murillo Sterling – SPPyT A continuación, se relaciona la información de las actividades desarrolladas por la Dirección de Gestión Documental de la Secretaria Administrativa y de Talento Humano y su ejecución al 31 de octubre de 2024: Con el fin de lograr la implementación de la Política de gestión documental y la ejecución del Programa de Gestión Documental – PGD y el Sistema Integrado de Conservación – SIC se han desarrollado las siguientes actividades de acuerdo con cada una de las unidades administrativas: - SECRETARÍA ADMINISTRATIVA Y DE TALENTO HUMANO Y SUS DIRECCIONES: Durante el año 2024 para esta Unidad Administrativa se han realizado 3 capacitaciones y asistencias técnicas al personal de la dependencia. cumpliendo con el 75% de la meta para el 2024. Se ha realizado el seguimiento y mejoramiento del sistema de las PQRSD en un 75% para esta Unidad Administrativa en el año 2024. Se han realizado las transferencias documentales de 1 dirección de la Unidad Administrativa, cumpliendo con el 25% de la meta para el año 2024. - SECRETARÍA DE PLANEACIÓN, PROSPECTIVA Y TIC Y SUS DIRECCIONES: Durante el año 2024 para esta Unidad Administrativa se han realizado 4 capacitaciones y asistencias técnicas al personal de la dependencia, cumpliendo con el 100% de la meta para el 2024. Se ha realizado el seguimiento y mejoramiento del sistema de las PQRSD en un 75% para esta Unidad Administrativa en el año 2024. - DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE ASUNTOS JURIDICOS: Durante el año 2024 para esta Unidad Administrativa se han realizado 2 capacitaciones y asistencias técnicas al personal de la dependencia. cumpliendo con el 100% de la meta para el 2024. Se ha realizado el seguimiento y mejoramiento del sistema de las PQRSD en un 75% para esta Unidad Administrativa en el año 2024. - SECRETARÍA GENERAL Y APOYO A LA GESTIÓN: Durante el año 2024 para esta Unidad Administrativa se han realizado 1 capacitación y asistencias técnicas al personal de la dependencia. cumpliendo con el 50% de la meta para el 2024. Se ha realizado el seguimiento y mejoramiento del sistema de las PQRSD en un 75% para esta Unidad Administrativa en el año 2024. Documento anexo: "FORMATO ÚNICO DE CARGUE EJECUTOR TOLIMA - P3S45MP15 - OCTUBRE 2024.pdf" - - - - - - - - 31/12/2024 Responsable de la información: Johan Sebastián Rengifo Devia – Director de Gestión Documental S.A.T.H Responsable del cargue: Daniel Andrés Murillo Sterling – SPPyT A continuación, se relaciona la información de las actividades desarrolladas por la Dirección de Gestión Documental de la Secretaria Administrativa y de Talento Humano y su ejecución al 31 de diciembre de 2024: Con el fin de lograr la implementación de la Política de gestión documental y la ejecución del Programa de Gestión Documental – PGD y el Sistema Integrado de Conservación – SIC se han desarrollado las siguientes actividades de acuerdo con cada una de las unidades administrativas: - SECRETARÍA ADMINISTRATIVA Y DE TALENTO HUMANO Y SUS DIRECCIONES: Durante el año 2024 para esta Unidad Administrativa se han realizado 4 capacitaciones y asistencias técnicas al personal de la dependencia. cumpliendo con el 100% de la meta para el 2024. Se ha realizado el seguimiento y mejoramiento del sistema de las PQRSD en un 80% para esta Unidad Administrativa en el año 2024. Se han realizado las transferencias documentales de 1 dirección de la Unidad Administrativa, cumpliendo con el 25% de la meta para el año 2024. - SECRETARÍA DE PLANEACIÓN, PROSPECTIVA Y TIC Y SUS DIRECCIONES: Durante el año 2024 para esta Unidad Administrativa se han realizado 4 capacitaciones y asistencias técnicas al personal de la dependencia, cumpliendo con el 100% de la meta para el 2024. Se ha realizado el seguimiento y mejoramiento del sistema de las PQRSD en un 80% para esta Unidad Administrativa en el año 2024. - DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE ASUNTOS JURIDICOS: Durante el año 2024 para esta Unidad Administrativa se han realizado 2 capacitaciones y asistencias técnicas al personal de la dependencia. cumpliendo con el 100% de la meta para el 2024. Se ha realizado el seguimiento y mejoramiento del sistema de las PQRSD en un 80% para esta Unidad Administrativa en el año 2024. Se han realizado las transferencias documentales de 1 dirección de la Unidad Administrativa, cumpliendo con el 50% de la meta para el año 2024 - SECRETARÍA GENERAL Y APOYO A LA GESTIÓN: Durante el año 2024 para esta Unidad Administrativa se han realizado 2 capacitación y asistencias técnicas al personal de la dependencia. cumpliendo con el 100% de la meta para el 2024. Se ha realizado el seguimiento y mejoramiento del sistema de las PQRSD en un 80% para esta Unidad Administrativa en el año 2024. Documento anexo: "FORMATO ÚNICO DE CARGUE EJECUTOR TOLIMA - P3S45MP15 - DICIEMBRE 2024.pdf" - - IBAGUE 12/05/2025 Para el periodo 2025 se continua con la ejecución de actividades de organización, digitalización e indexación de 10 millones de imágenes, de las 4 unidades administrativas priorizadas, como son: Secretaría General, Secretaría Administrativa y de Talento Humano, Secretaría de Planeación, Prospectiva y TIC y el Departamento Administrativo de Asuntos Jurídicos – Dirección de Contratación; así como se actualizarán las Tablas de Retención Documental - TRD y se ajustaran las Tablas de Valoración Documental – TVD., actividades ejecutadas a través del convenio Interadministrativo No. 2114 de 2024. Se adelantó la reunión con el Archivo General de la Nación – AGN, para avance del Plan de Mejoramiento Archivístico – PMA de la Gobernación del Tolima. Se continua con la implementación para el proceso de control y seguimiento del suministro de combustible a través de la implementación de Chip y para el control de peajes la implementación del Tag, para el parque automotor, mejorando de esta forma la eficiencia y eficacia en los procesos de control. Bienes Muebles E Inmuebles: Continua la revisión exhaustiva de los bienes inmuebles para adelantar el respectivo pago de impuestos 2025, y de los bienes muebles con el objetivo de evaluar su situación actual y gestionar las acciones necesarias para su adecuado manejo e implementó el proceso de control de los bienes muebles se continua con la depuración a través de tomas físicas a las diferentes secretarías y dependencias con el fin de identificar el buen uso y tenencia y además depurar el inventario. Igualmente, en búsqueda de optimizar las condiciones laborales y mejoramiento de desarrollo de las actividades administrativas de los funcionarios, se dotó de mobiliario y computadores a personal de las diferentes secretarías y en los pisos 1, 3, 9 y 11 por un valor de 117 millones con recursos de presupuesto de funcionamiento. Mantenimiento: Se continuo el mejoramiento, adecuación y cambio de la red sanitaria del edificio de la Gobernación por un valor de 189 millones con recursos del presupuesto de funcionamiento. Reporta: Sec administrativa Carga Laura D Barreto - - - 08/07/2025 Reporta: Johan Rengifo - Secretaria Administrativa Cargue: Laura Barreto - SPPYT Se ha intervenido un total de 75.5 metros lineales de archivo, con digitalización y organización de documentos, y se han actualizado instrumentos archivísticos como las Tablas de Retención Documental y el Sistema Integrado de Conservación. Además, se realizaron capacitaciones, transferencias documentales y seguimiento del sistema PQRSD. Se destaca la eliminación de órdenes perentorias por parte del Archivo General de la Nación. Se anexa: Reporte avance Metas P3S45MP15 -

Fuente:

FORMATO ÚNICO DE CARGUE EJECUTOR TOLIMA - P3S45MP15 - DICIEMBRE 2024

Hoja de vida del indicador

Ejecución financiera
(Miles de $)

Evidencias fisicas

Documentos

Fotos

Videos

Municipios Beneficiados

Municipio

Proyecto Local

Valor (Miles de $)

Año

Cumplimiento de metas anuales

2024

Meta : 1
Meta alcanzada: 0.70

70%

2025

Meta : 2
Meta alcanzada: 1.11

11%

2026

Meta : 3

2027

Meta : 4

Meta de producto: P3S45MP15 - Implementar en 4 unidades administritivas la estrategia de innovación de la política de gestión documental.