Meta de producto || Un sistema de información de atención al ciudadano integrado dispuesto en diferentes canales electrónico. || Sistema Ejecutor

Periodo: 01/01/2016 - 31/12/2019 / Pilar: Tolima territorio con buen gobierno / Política: Gobernabilidad con eficacia y eficiencia para una gestión pública moderna / Nombre del programa: Una gobernanza para la paz / Nombre del subprograma: Una gobernanza para la paz

Indicador de producto: Número de sistemas de información de atención al ciudadano integrado dispuesto en diferentes canales electrónicos. Tipo de indicador:

Observaciones:

Herramientas de Administrador

Histórico de la ejecución

Ejecución fìsica (Última actualización: 01/11/2019 )

Avance de meta física en el cuatrienio:

Línea base:

Meta: 1

82.7875%

Meta alcanzada: 0.85
Actividades ejecutadas:

4/10/2016, Información suministrada por Isabel Triana, Secretaría Administrativa - Cargue realizado por Oneida Ortiz Medina profesional de la Secretaría de Plantación y TIC. Con la interoperabilidad entre el Sistema de Información de Correspondencia y el portal Web de la Gobernación del Tolima, en este momento se está implementando un Webservice por parte de la Empresa Camaleón (desarrolladora del sistema de información de correspondencia) y la Empresa Nexura (Administradora del Portal Web de la Gobernación del Tolima) el cual permitirá que los ciudadanos realicen la radiación de las peticiones y anexen documentos a través de Internet en el portal Web sin la necesidad de desplazarse hasta el edificio de la Gobernación; dicho Webservice una vez implementado entrará a funcionar a manera de prueba durante un tiempo. 20/12/2016, Información suministrada por Isabel Triana, Secretaría Administrativa - Cargue realizado por Oneida Ortiz Medina profesional de la Secretaría de Plantación y TIC.. La Meta E5P12MP31. Tiene un avance del 0.3 Es una meta que se trabajó es el año 2015. con el contrato 1111 del 07 de julio de 2015. La empresa CAMALEÓN es la encargada de suministrar los servicios de atención al ciudadano para que estos accedan desde cualquier conexión a Internet y puedan hacer sus peticiones desde cualquier punto. A la fecha se tiene el servicio disponible esperando la autorización del director de Gestión Documental para abrirla al público y que estos puedan acceder a los servicios. 08/05/2017 Información suministrada por Isabel Triana, Secretaría Administrativa - Cargue realizado por Oneida Ortiz Medina profesional de la Secretaría de Plantación y TIC. El Software Camaleón se está utilizando, sin acceso a la red, debido a que el contrato con nexura (Administrador del Portal Web) ya no se encuentra en vigencia. Se realizó la petición al Ministerio de Educación, con oficio enviado al Secretario de Educación Departamental N° de oficio 533 del 27 de marzo. Para la opción de utilizar su plataforma de atención al ciudadano, que actualmente opera en la Secretaría de Educación Departamental y de esta manera cumplir con los servicios de atención al ciudadano y dar repuesta a los requerimientos que se hacen al área de Gestión Documental. 17/07/2017. Información suministrada por Isabel Triana, Secretaría Administrativa - Cargue realizado por Oneida Ortiz Medina profesional de la Secretaría de Plantación y TIC. Se obtuvo respuesta del Ministerio de Educación Nacional, en esta indican que otorgarán la plataforma necesaria para el área de gestión documental con el cumplimiento de unos requisitos para acceder a ella. 20/09/2017. Información suministrada por Isabel Triana, Secretaría Administrativa - Cargue realizado por Oneida Ortiz Medina profesional de la Secretaría de Plantación y TIC. La posibilidad de utilizar la plataforma del Ministerio de Educación se suprimió porque la misma no se ajustaba a las necesidades actuales de la Gobernación. Para dar respuesta a los usuarios se realizó un análisis técnico donde se buscaron las empresas más adecuadas para el servicio que requiere la Gobernación. Es así como la Gobernación del Tolima analizó la posibilidad de hacer un contrato Interadministrativo con La Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá (ETB), debido a que esta cumple con la especificaciones técnicas de almacenamiento en la nube. Esta solicitud fue avalada por la Dirección de TIC, y es así como se iniciaron los trámites presupuestales para dar inicio al proceso 21/03/2018. Información suministrada por Isabel Triana, Secretaría Administrativa - Cargue realizado por Oneida Ortiz Medina profesional de la Secretaría de Plantación y TIC. En ejecución contrato 2140/2017 con ETB, por medio de su software se pueden programar los procesos documentales al interior de la Gobernación del Tolima. Actualmente se están ejecutando actividades de capacitación. 12/06/2018. Información suministrada por Isabel Triana, Secretaría Administrativa - Cargue realizado por Oneida Ortiz Medina profesional de la Secretaría de Planeación y TIC. En el contrato N° 2140 celebrado con la empresa ETB, año 2017, permitió dar avance en esta meta, con la Implementación de un sistema de información de gestión de documentos electrónico, PQRS,ventanillas de atención, la integración con otros sistemas (Educación), gestión de comunicaciones internas, así como gestión de tablas de retención documental, entre otros servicios. Para esta vigencia se hizo un requerimiento vigencia para dar continuidad al servicio, por un valor de : $4.800.000 mensual (7 meses hasta el termino de 2018). 13/09/2018. Información suministrada por la Profesional Leidy Montaña, Secretaría Administrativa - Cargue realizado por Oneida Ortiz Medina profesional de la Secretaría de Planeación y TIC. E5P12MP31: A través del contrato 2140/2017 se encuentra implementado un sistema de información, para atención al ciudadano, en el link: http://gestiondoc.etb.net.co/Instancias/GobTolima_Prod/PQRSD/Publica/Frm_RegistroSolicitud.php?Acción=FormularioInicial,el cual está integrado a un único número de radicación de la entidad. De igual forma se integró el correo contáctenos@tolima.gov.co, en lo sucesivo ambos canales de comunicación además de tener una sóla radicación, se pueden gestionar, evitando duplicidad en el ingreso de las PQRDS de los ciudadanos, sin límite de usuarios y auto-gestionados por ellos mismos. Ya que en la respuesta automática llegará un link para que cada ciudadano haga seguimiento a su petición. DIFICULTADES EN EL PROCESO: Aunque el link y el formato estándar se encuentran disponibles, apenas se pudo programar la capacitación a funcionarios líderes que harán la respectiva gestión y administración de las peticiones para mediados de septiembre, por falta de disponibilidad del personal por diferentes razones y la logística respectiva, esto se esta coordinando y ya está el cronograma de las capacitaciones. Es importante resaltar que este sistema permite la integración de diferentes canales a un único número de radicación interna para su control y seguimiento. 01/11/2018. Información suministrada por la Profesional Leidy Montaña, Secretaría Administrativa - Cargue realizado por Oneida Ortiz Medina profesional de la Secretaría de Planeación y TIC. E5P12MP31: La dirección cuenta con dos funcionarias de la Planta Administrativa para responder y atender los requerimientos utilizando los medios electrónicos, como correo institucional, portal web, chat, adicionalmente de forma personal y a través de llamadas telefónicas de los ciudadanos. Utilizando para esto el sistema de información Azdigital, el cual se encuentra en proceso de implementación. cuenta con 8 funcionarios de Planta y dos contratistas,, quienes atienden la radicación de Ventanilla Única. De la vigencia anterior del contrato 2140 de 09/11/2017, no se ha realizado pago en razón a que no ha sido terminado, pues se encuentra en proceso de liquidación, que corresponde a un valor de $69.271.732. Para la actual vigencia, se contrató licenciamiento y soporte, del cual no se han presentado cuentas ni factura de cobro por parte del contratista. Se cuenta con el contrato No 1230 de 2018 por valor de $66.400.000 Observaciones: Se están realizando ajustes y personalización del sistema de información para que sea acorde a las Políticas Internas y caracterización del proceso de Gestión Documental de la entidad. - - - - 12/03/2019. Información suministrada por la Profesional Leidy Montaña, Secretaría Administrativa - Cargue realizado por Daniela Garzon Ortiz profesional de la Secretaría de Planeación y TIC. E5P12MP31:El sistema esta implementado y en ejecución desde el año 2017, para la presente vigencia estamos en proceso pre-contractual para dar continuidad al servicio a través de la contratación del Datacenter del sistema AZDigital implementar las comunicaciones internas y que los líderes de PQRSD, participen de forma comprometida con el proceso. - - - - 30/05/2019. Información suministrada por la Profesional Leidy Montaña, Secretaría Administrativa - Cargue realizado por Daniela Garzon Ortiz profesional de la Secretaría de Planeación y TIC. E5P12MP31:El sistema esta implementado y en ejecución desde el año 2017, para la presente vigencia se realizó proceso contractual con numero de contrato 0545 del 08 de Marzo de 2019, para dar continuidad al servicio a través de la contratación del Datacenter del sistema AZDigital para implementar las comunicaciones interna y que los líderes de PQRSD, participen de forma comprometida con el proceso. - - 11/1/2019. Información suministrada por la Profesional Leidy Montaña, Secretaría Administrativa - Cargue realizado por Daniela Garzon Ortiz profesional de la Secretaría de Planeación y TIC. E5P12MP31:En esfuerzo aunado entre la Secretaría de Planeación y la Secretaría Administrativa quien por competencia ha liderado desde el componente técnico, contratándose en modelo Software as Service – SAS – el sistema de Información AZDIGITAL / ETB para la Gestión Documental y de documento electrónico, cuyas funcionalidades y beneficios para la entidad y el ciudadano tenemos entre otros:  Permite el cumplimiento normatividad específica para gestión electrónica, requisitos técnicos del Archivo General, Ministerio de TIC, del Contencioso administrativo, entre otros.  Entre las funciones más relevantes esta la unificación de canales físicos y/o electrónicos de atención: Atención de Ventanilla unificada, Portal Web https://www.tolima.gov.co/publicaciones/20320/recepcion-de-solicitudes-pqrsd/ y Correo Electrónico contactenos@tolima.gov.co, entre otros.  Permite seguimiento electrónico por parte del ciudadano.  Permite hacer la implementación de Facturación electrónica según requerimientos de la DIAN con fecha de cumplimiento Febrero/2020.  En complemento del punto anterior el sistema permite la Interoperabilidad con otros sistemas de información, como el SIIAF. -

Fuente:

Hoja de vida del indicador

Ejecución financiera
(Miles de $)

Evidencias fisicas

Documentos

Fotos

Videos

Municipios Beneficiados

Municipio

Proyecto Local

Valor (Miles de $)

Año

Cumplimiento de metas anuales

2016

Meta : 0.30000001192092896
Meta alcanzada: 0.3

100%

2017

Meta : 0.5
Meta alcanzada: 0.3

60%

2018

Meta : 0.6499999761581421
Meta alcanzada: 0.56

86.15%

2019

Meta : 1
Meta alcanzada: 0.85

85%

Meta de producto: E5P12MP31 - Un sistema de información de atención al ciudadano integrado dispuesto en diferentes canales electrónico.