Meta de producto || Construir la primera fase funcional del archivo de gestión documental || Sistema Ejecutor

Periodo: 01/01/2016 - 31/12/2019 / Pilar: Tolima territorio con buen gobierno / Política: Gobernabilidad con eficacia y eficiencia para una gestión pública moderna / Nombre del programa: Una gobernanza para la paz / Nombre del subprograma: Una gobernanza para la paz

Indicador de producto: Número de fases funcionales del Archivo de Gestión Documental construidas Tipo de indicador:

Observaciones:

Herramientas de Administrador

Histórico de la ejecución

Ejecución fìsica (Última actualización: 04/04/2019 )

Avance de meta física en el cuatrienio:

Línea base: 0

Meta: 1

20%

Meta alcanzada: 0.2
Actividades ejecutadas:

Información dada por: Isabel Triana de la Secretaría de Administrativa y cargada por: Oneida Ortiz Medina de la Secretaría de Plantación y TIC. Secretaría Administrativa. En el año 2015 La Gobernación del Tolima realizó una consultoría para realizar el archivo de Gestión Documental en el terreno de las brisas, que cumpliera las especificaciones dadas por el Archivo General de la Nación para el manejo documental. Dicha consultoría cuenta con los planos, actividades de construcción, costos por actividad, análisis de precios unitarios e interviuvaría. Esta consultoría ha servido como fuente de información para proyectar la Meta E5P12MR3 - Construir la primera fase funcional del archivo de gestión documental y de esta manera quedó estipulada dentro del proyecto: FORTALECIMIENTO DEL SERVIDOR PÚBLICO MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN Y DE BIENES PARA UNA GERENCIA EFECTIVA DE LO PÚBLICO EN EL TOLIMA. 11/10/2016. Información dada por: Isabel Triana de la Secretaría de Administrativa y cargada por: Oneida Ortiz Medina de la Secretaría de Plantación y TIC. Para la vigencia 2016 se incluyó esta META con un valor de $2,094,286,701, donde se indicaron las actividades que se desarrollarían, sin embargo según el PLAN INDICATIVO 2016-2019, la ejecución de esta iniciaba a partir del año 2017, es decir, en el año 2016 no se inició la ejecución de la obra. 24/03/2017- Información dada por: Isabel Triana de la Secretaría de Administrativa y cargada por: Oneida Ortiz Medina de la Secretaría de Plantación y TIC. Para la vigencia de 2017, se determinó con el Secretario Administrativo y posterior a la visita del Archivo General de la Nación la Construcción de la primera fase funcional del archivo de gestión documental. Para dar inicio a la obra, el banco de proyectos solicitó a la Dirección de Gestión Documental, actualizar los Análisis de Precios Unitarios para que la obra corresponda a valores actuales del mercado. 11/07/2017. Información dada por: Isabel Triana de la Secretaría de Administrativa y cargada por: Oneida Ortiz Medina de la Secretaría de Planificación y TIC. Esta Meta se actualizó a un valor de $5,812,552,424.26. En el análisis de precios unitarios, se tomó como base las actividades proyectadas en la consultaría para la ejecución de la obra y fue realizado por el Ingeniero Civil, John Dairo Aragon Nieto, de la Secretaría Administrativa. Actualmente se espera la viabilidad del proyecto para efectuar los documentos pre-contractuales de este proceso. Se adjunta El análisis general de la Construcción de la primera fase del archivo de Gestión Documental. 30/09/2017. Información dada por: Isabel Triana de la Secretaría de Administrativa y cargada por: Oneida Ortiz Medina de la Secretaría de Plantación y TIC.No se viavilizar la actualización, debido a que el Banco de Proyectos,expone la necesidad de presentarlo como Subproyecto en la siguiente vigencia, contemplado por la magnitud del mismo. 19/04/2018. Información dada por: Isabel Triana de la Secretaría de Administrativa y cargada por: Oneida Ortiz Medina de la Secretaría de Plantación y TIC. Por solicitud de la Secretaría de Planeación se presenta esta meta como Subproyecto denominado Construcción de la Primera Fase del Archivo de Gestión Documental, por un valor de $ 9.368.226.339 - 13/09/2018. Información suministrada por la profesional: Leidy Montaña de la Secretaría de Administrativa y cargada por: Oneida Ortiz Medina de la Secretaría de Plantación y TIC. E5P12MR3: -- Construir la primera fase funcional del archivo de gestión documental-- El Proyecto fue devuelto por la Secretaría de Planeación y TIC al contener algunos errores de forma y fondos en su formulación. a través del informe de evaluación de la Secretaría de Planeación y TIC el 17 de julio de 2018. Actualmente la Dirección de Gestión Documental se encuentra buscando apoyo con la Secretaría Administrativa para subsanar las NO CONFORMIDADES. Durante este tiempo la Dirección de Gestión Documental y Apoyo Logístico no ha recibido por parte de los municipios estudios volumetricos e inventarios de documentos históricos - Declarados BIC -. A través del Consejo Territorial de Archivo se viene apoyando a las entidades públicas en capacitación para transferencias secundarias y Temas en relacionadas en gestión documental, para esto creo cuenta red social facebook y cuenta skype documental para comunicación directa con los integrantes de los comités Internos de Archivo. 08/11/2018. Información suministrada por la profesional: Leidy Montaña de la Secretaría de Administrativa y cargada por: Oneida Ortiz Medina de la Secretaría de Plantación y TIC. E5P12MR3: Se encuentra en actualización y ajustes el proyecto para la contratación de estudios y diseños, La Dirección de Gestión Documental recibió concepto de la Secretaría de Planeación y TIC de la presentación del proyecto de la Construcción del Archivo. Actualmente se solicitó apoyo para la actualización y ajustes, nueva entrega de acuerdo al tipo de regalías. Porcentaje de avance: 0.3 en gestión. Avance Monetario: Sin ejecución - - - - 12/03/2019. Información suministrada por la profesional: Leidy Montaña de la Secretaría de Administrativa y cargada por: Daniela Garzon Ortiz de la Secretaría de Plantación y TIC. E5P12MR3:se está adelantando por parte de Gestión Documental avances en los estudios y licencias para la construcción en el Lote propiedad de la Gobernación del Tolima ubicado en el Barrio las Brisas, de una Bodega para la acumulación de los inventarios de la Gobernación del Tolima en esta área, dando así cumplimiento a una primera fase de este proyecto, con un valor aproximado de 1.500 millones. - - -

Fuente:

Hoja de vida del indicador

Ejecución financiera
(Miles de $)

Evidencias fisicas

Documentos

Fotos

Videos

Municipios Beneficiados

Municipio

Proyecto Local

Valor (Miles de $)

Año

Cumplimiento de metas anuales

2016

Meta : 0
Meta alcanzada:

2017

Meta : 0.20000000298023224
Meta alcanzada:

2018

Meta : 0.6000000238418579
Meta alcanzada: 0.4

50%

2019

Meta : 1
Meta alcanzada: 0.2

Meta de producto: E5P12MR3 - Construir la primera fase funcional del archivo de gestión documental