Meta de producto || Mejorar los servicios de información al ciudadano, fortaleciendo e implementando un Plan estratégico d Tecnología (PETI) || Sistema Ejecutor

Periodo: 01/01/2016 - 31/12/2019 / Pilar: Tolima territorio con buen gobierno / Política: Gobernabilidad con eficacia y eficiencia para una gestión pública moderna / Nombre del programa: Una gobernanza para la paz / Nombre del subprograma: Una gobernanza para la paz

Indicador de producto: Un (1) Plan estratégico implementado Tipo de indicador:

Observaciones:

Herramientas de Administrador

Histórico de la ejecución

Ejecución fìsica (Última actualización: 01/11/2019 )

Avance de meta física en el cuatrienio:

Línea base: 0

Meta: 1

65.3333%

Meta alcanzada: 0.75
Actividades ejecutadas:

31/08/2016.Información suministrada por Isabel Triana, Contratista Secretaría Administrativa. Cargada por: Oneida Ortiz Medina. Secretaría de Planeación y TIC 1. Establecimiento de objetivos 2. Análisis de la situación actual de las TIC 3. Priorización de necesidades 4. Mantenimiento de sistemas de información actual Desarrollo de la Actividad Mantenimiento y soporte del sistema de información financiero, Soporte interno del sistema de información de nómina, soporte a usuarios con técnicos contratistas, mejoramiento de la conectividad a internet e implementación de enlaces de comunicaciones con el SAGER y el teatro Tolima, consolidación y envió de información a los entes de control, apoyo al fondo territorial de pensiones y a la dirección de talento humano en el cumplimiento de la normatividad del ministerio de salud, apoyo en procesos de control y seguridad de la información Diagnóstico y gestión de licenciamiento para corrección de inconsistencias por parte de los técnicos del área, elaboración de términos de condiciones y estudios de mercado como sustento del proyecto de tecnología de la Secretaria de Planeación y tic. 04/10/2016, Información suministrada por Isabel Triana, Contratista Secretaría Administrativa. Cargada por: Oneida Ortiz Medina. Secretaría de Planeación y TIC. A través del decreto departamental, 1293 de junio/2016, la Secretaría de Plantación establece el comité de alta dirección, para la toma de decisiones en materia de tecnología. 1) Se realizan diversas reuniones con delegados técnicos del despacho, para la revisión de presupuestos y definición de compras. 2) Paralelamente De acuerdo a la solicitud de información por parte de la Secretaría de Planeación y TIC., en cuanto a las condiciones técnicas y necesidades de equipos, ups, licenciamiento y software. 3) Se entrega información técnica como suministro de información para la elaboración del PETI. 11/10/2016. Información suministrada por Isabel Triana, Contratista Secretaría Administrativa. Cargada por: Oneida Ortiz Medina. Secretaría de Planeación y TIC. Se adjuntan los soportes que nos envían de Planeación correspondientes a las reuniones de comités que se han realizado a la fecha. 20/12/2016 Información suministrada por Isabel Triana, Contratista Secretaría Administrativa. Cargada por: Oneida Ortiz Medina. Secretaría de Planeación y TIC. Nota: Anexo documento aclaratorio - - 29/03/2017 - Información suministrada por Isabel Triana Contratista Secretaría Administrativa, cargada por: Oneida Ortiz Medina de la Secretaría de Planeación y TIC .La dirección de TIC ha realizado un liderazgo en la formulación del Plan Estratégico y como área que comparte la responsable se han hecho las siguientes actividades: 1) Se dio respuesta a los requerimientos realizados mediante el diligenciamiento de formularios como TIC gestión, TIC para servicios e impacto cibernético 2) Se realiza proceso de mínima cuantía para la renovación de la prestación del Internet en la Administración central. 3) Se realizan las actualizaciones de soporte por cambio de año (cierre y Apertura) del sistema Financiero SIAF. 4) Se realiza proceso de actualización a las bases de Datos del sistema Humano de la Gobernación del Tolima. 5) Se realiza convocatoria para adquisición de licencias por volumen para tema de servidores, ofimática y servicios de Windows (CAL). 22/05/2017. Información suministrada por Isabel Triana Contratista Secretaría Administrativa, cargada por: Oneida Ortiz Medina de la Secretaría de Planeación y TIC. Actividades adelantas en el periodo feb-marzo-abril-may: *Solicitud de recursos para la compra de equipos y otros requerimientos para el funcionamiento como: -Mantenimiento de la red eléctrica y de cableado de datos -Mantenimiento de equipos de cómputo -Renovación de licenciamiento de antivirus -Sistema de backups en la nube -Mantenimiento de enlaces de datos 11/07/2017. Información dada por Isabel Triana, Secretaría Administrativa, cargada por: Oneida Ortiz, Secretaría de Planeación y TIC. Los siguientes procesos contractuales se encuentran en ejecución como avance de la meta: OBJETO DEL CONTRATO: "CONTRATAR EL SERVICIO DE SOPORTE, CAPACITACIÓN, ACTUALIZACIÓN, MANTENIMIENTO HUMANO® MÓDULOS PLANTA Y PERSONAL, COMPENSACIÓN Y LABORALES, ADMINISTRACIÓN HUMANO® Y HUMANO® EN LÍNEA DE LOS ESQUEMAS ADMINISTRACIÓN CENTRAL, SECRETARIA DE SALUD Y FONDO TERRITORIAL PENSIONES VALOR: $78.091.672 CONTRATAR LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE ACTUALIZACIÓN Y SOPORTE DEL SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PCT ENTERPRISE EN LA VIGENCIA 2017" VALOR: $67.532.500 "CONTRATAR LA PRESTACION DEL SERVICIO DE INTERNET DE 120 MBPS PARA LA GOBERNACIÓN DEL TOLIMA" EN TOTAL EN EJECUCIÓN ES UN TOTAL DE $155,063,787.50 17/07/2017.Información dada por Isabel Triana, Secretaría Administrativa y cargada por: Oneida Ortiz Medina de la Secretaría de Planeación y TIC. Se solicitó CDP por valor de $158.256.315, con el objeto: CONTRATAR LA ADQUISICION DE TECNOLOGIA EN HARDWARE Y SOFTWARE PARA LA SECRETARIA ADMINISTRATIVA DE LA GOBERNACION DEL TOLIMA. 21/09/2017. Información dada por Isabel Triana, Secretaría Administrativa y cargada por: Oneida Ortiz Medina de la Secretaría de Planeación y TIC. En la última reunión del comité de PETI se determinó que el CDP por valor de $158.256.315, se liberaría, para utilizar esos recursos más eficientemente. Se plantearon tres escenarios que dan solución a los inconvenientes tecnológicos que se tiene, entre ellos: Solución hibrida: Consiste en contratar un servicio externo de almacenamiento (nube) de la Base de Datos que incluya el procesamiento y memoria requerida en lo que se denomina un “Cluster Oracle”, el cual a través de una red privada virtual o VPN se realizaría la conexión entre la aplicación SIIAF y la base de datos. Aclarando que dicha aplicación continuaría instalada y funcionando en el servidor actual de la entidad, este componente tiene un costo sucesivo de aproximadamente $6’000.000 mensuales. Está información está consignada en el acta del comité TI del 23 de agosto, donde se especifican los tres escenarios posibles. Se adjunta acta de reunión. 16/02/2018.Información suministrada por Isabel Triana, Contratista Secretaría Administrativa. Cargada por: Oneida Ortiz Medina.Contrato realizado con la empresa ETB, avances: La migración de la base de datos del SIIAF y nómina, se reiniciará entre el 05 y el 10 de febrero, para mejorar el procesamiento de la base de datos de estos sistemas, dándole seguridad y robustez al servicio, solucionando los problemas (bloqueos, demoras, difícil acceso, entre otros) del SIIAF. , valor: $15.817.303 En cuanto al software se inició el proceso de parametrización (configuración de los datos básicos para que el sistema funcione), una vez terminado ese proceso, se iniciarán las capacitaciones y puesta en marcha, se proyecta para el 18 de febrero, valor: $ 53,454,429.00 12/06/2018.Información suministrada por Isabel Triana, Contratista Secretaría Administrativa. Cargada por: Oneida Ortiz Medina. Migración de la base de datos del SIIAF/Nominas a datacenter externo, para mejorar la prestación del servicio de tecnología brindando mayor seguridad y robustez.Vigencia 2018: Dar continuidad al servicio: $5.423.720 mensual (7 meses hasta el termino de 2018), CDP N° 2498. Implementación de un sistema de información de gestión de documento electrónico, con PQRS, inventario físico, ventanillas, integración con otros sistemas (Educación), gestión de comunicaciones internas, tablas de retención documental, cumplimiento de normatividad, planes de mejoramiento del AGN, de Control Interno y Plan Anticorrupción.Vigencia 2018: Dar continuidad al servicio: $4.800.000 mensual (7 meses hasta el termino de 2018), CDP N° 2498.Crear la cultura organizacional para la Gestión del cambio a procesos de CERO PAPEL. - - - 13/09/2018.Información suministrada por la profesional Leidy Montaña, Contratista Secretaría Administrativa. Cargada por: Oneida Ortiz Medina. E5P12MP35:El Plan estratégico se desarrolla con los contratos de mantenimiento de los sistemas de información financiero y contable, así como el de gestion de humana, el traslado de las bases de datos sensibles para la entidad a un datacenter, implementación de servicios en Datacenter con mayor seguridad y soporte a usuarios, implementación de un sistema para gestion electronica de documentos, administración de la red de seguridad perimetral, implementación de dominio de red y ampliacion y mejoramiento de la prestación de servicios de red como internet y enlaces, no hemos tenido contratos de mantenimiento para computadores, aires acondicionados, scanners ni impresoras, requerimos de sistemas antivirus, pero no hay recursos disponibles para atender esa necesidad, así como solución a los problemas de la central eléctrica. - 01/11/2018.Información suministrada por la profesional Leidy Montaña, Contratista Secretaría Administrativa. Cargada por: Oneida Ortiz Medina. E5P12MP35: Como avance y aporte al plan estratégico, la entidad: En la complementación del plan estratégico de tecnologías de información PETI, se muestra un avance, teniendo en cuenta que se realizó el Plan Estratégico de PETI para la Secretaria de Educación de la Gobernación del Tolima, dentro del marco de referencia de Arquitectura Empresarial. En cabeza la secretaria administrativa y como aporte al PETI, se actualizo el diagnóstico de tecnología y el respectivo inventario con el apoyo de un pasante de ingeniería de sistemas del programa estado Joven. Se gestionan los contratos que soportan el plan estratégico de tecnologías en la administración central a través de la secretaria administrativa en proceso de actualización. Como avance y aporte al plan estratégico, la Secretaría de Planeación Y TIC,la Secretaría de Salud y la Secretaría de Educación realizó contratación en la presente vigencia Nota: En las evidencias esta relacionado el informe completo por que no permite cargar completo. - - 02/11/2018.Información suministrada por la profesional Leidy Montaña, Contratista Secretaría Administrativa. Cargada por: Oneida Ortiz Medina. E5P12MP35: Se gestionaron los contratos que soportan el plan estratégico de tecnologías en la Administración Central a tarves de la Secretaria Administrativa en proceso de actualización. contrato de soporte, mantenimiento y actualización para el sistema financiero SIIAF,con la firma PCT, supervisor Ing. William Peña Gaitan. ejecución 82% contratación directa derechos de autor cto.1138 valor$60.720.000 (pago $39.468.000). Contrato soporte mantenimiento y actualización para el sistema de nomina y compensaciones Humano WEB,con la firma SOPORTE LÓGICO, valor contrato$44.566.882 supervisor Ing Bernardo Romero Estrada, contratación directa derechos de autor (pago $31.196.816),ejecución 80%. Se contrataron los servicios básicos de Internet en un canal de 256MB,que atiende la Administarcion central con la Firma CENTURYLINK, ORDEN DE COMPRA .28216 POR VALOR DE $15155.197 avance 40% supervisor: ing. Luis Bernardo Romero Estrada. Adquisición de equipos tipo escaner por acuerdo marco proveedor SUMIMAS S.A.S (cto. 1784) $57531.150 Ejecutado al 100% supervisor: William Peña Gaitan. Servicio de para Datacenter para el sistema financiero y servicios del sistema de gestión documental Digital, proveedor ETB,contrato No.1230/2018 valor de $71566.043. avance 40% supervisor Ing.. LUIS BERNARDO ROMERO ESTRADA. - 06/11/2018.Información suministrada por la profesional Leidy Montaña, Contratista Secretaría Administrativa. Cargada por: Oneida Ortiz Medina. E5P12MP35: como avance y aporte Secretaria De Planeación y Tic realizo contratación en la presente Vigencia de: Contrato para diseño y servicio con alta disponibilidad y soporte técnico, remoto y presencial portal WEB de la gobernación del Tolima, en cumplimiento de Gobierno digital vigente, por valor de $58.981.010 supervisor Ing. Yineri Martínez Cubillos pagos por $21.233.168, avance 70% Contrato dentro del acuerdo marco de precios a través de la tienda virtual, la adquisición de productos y servicios Google, la adquisición de 66 licencias de correo electrónico para funcionarios de la Gobernación del Tolima $152.919.995, supervisor Nubia Yineri Martínez Cubillos,!00% Ejecutado. Contratar la Prestación de Servicio de un canal Telefónico automatizado para la gestión Virtual, de quejas y denuncias para la transparencia anti Fraude Nro. Contrato 1208 por valor de $44863.00, valor Pagado $20.508.796. Avance 50% Supervisora Nubia Martínez - 07/11/2018.Información suministrada por la profesional Leidy Montaña, Contratista Secretaría Administrativa cargada por: Oneida Ortiz Medina. E5P12MP35: Como avance aporte al plan estratégico, la Secretaria de Salud realizo contratación en la presente vigencia de: Contrato de compra de suministro e instalación de aires acondicionados, con la empresa PROFRIOS No.1224 por valor de $ 8.579.900 ejecutado el 100% supervisor Ing. Bethy Dolly Montoya. Contrato la prestación de servicio para mantenimiento de equipo de cómputo e impresoras, con la firma multiservicios Tecnológicos. Contrato No.1223 por valor de $24.619.150.ejecutado al 100% supervisor Alix Herrera Urrea. Como avance al Aporte del Plan Estratégico, de la Secretaria de Educación realizo contratación en la presente vigencia de: Nota: se integraron en este contrato las Secretarias de salud, Administrativa y la Dirección de TIC. Contrato adquisición de licenciamiento especial, de Software para el sector gobierno y educativo del Tolima, por un valor de $1.296.487.292, en su totalidad, pero debe descontarse el valor de $999.876.800 correspondiente a una Meta de la Secretaria de Educación. El Valor Ejecutado que apoya la gestión para el cumplimiento de la METAS E5P12MP35, PARA EL DISEÑO DEL PETI, para la entidad es de $296.610.492 los supervisores son: Ing: Lyda Gisela Garzón, Ing. Alix Herrera Urrea, Ing. Francisco Antonio Bermúdez Espinosa, el valor y las actividades ejecutas al 100% - - 29/11/2018.Información suministrada por la profesional Leidy Montaña, Contratista Secretaría Administrativa cargada por: Oneida Ortiz Medina. E5P12MP35: se realizo adición en tiempo y valor para darle continuidad al cambio de vigencia del contrato Nro. 1230 de Datacenter SIAF. se dio continuidad y en tiempo para el sistema de información de gestión documental . - - 29/11/2018.Información suministrada por la profesional Leidy Montaña, Contratista Secretaría Administrativa cargada por: Daniela Garzon Ortiz. E5P12MP35:En Diciembre de 2018, se entregó a la dirección de TIC y a Planeación, lo correspondiente a la actualización de la vigencia para ser integrado en el PETI de la entidad, en cuanto a la ejecución de actividades: 1. Se están adelantando procesos de Datacenter para el alojamiento de las bases de datos en servidor externo. 2) Se están adelantando los procesos pre-contractuales para los mantenimientos a los sistemas de información, estamos requiriendo personal técnico para atender de forma oportuna a los usuarios de la entidad. 3). Se adelantan procesos de revisión técnica para los problemas eléctricos de la entidad. - - - - - 30/05/2019.Información suministrada por la profesional Leidy Montaña, Contratista Secretaría Administrativa/ cargada por: Lizeth Daniela Garzon Ortiz, profesional especialista secretaria de Planeación y TIC E5P12MP35:1) En el mes de marzo de 2019 se realizó el proceso de contratación para el DATACENTER con numero de contrato 0545 del 08 de Marzo de 2019 cuyo Objeto es: CONTRATAR EL SERVICIO DE DATACENTER CON CARACTERÍSTICAS TIER III PARA SOFTWARE (SAAS) COMO GESTOR DOCUMENTAL DE TIPO ECM (ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT) Y SOFTWARE GESTOR DE PROCESOS BPMS (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT) WORKFLOW, CON CAPACITACIÓN Y LICENCIAMIENTO PARA 400 USUARIOS; SERVICIO ALMACENAMIENTO DE 300 GB PARA LA MÁQUINA VIRTUAL DE BASE DE DATOS SOBRE CLÚSTER ORACLE VERSIÓN 12C, DEL SISTEMA FINANCIERO, CONTABLE, ADMINISTRATIVO Y DE NOMINA (SIIAF-HUMANO WEB) CONECTIVIDAD, ROUTER ADMINISTRADO (REDUNDANTE), CON CANAL (REDUNDANTE) DE 10 MEGABITS TIPO VRF EXCLUSIVO" 2) Se adelantó el proceso contractual para personal de un Ingeniero de Soporte con el Número de Contrato 1187/2019. 3) Se hizo proceso de contratación Soporte al Sistema Financiero PCT Enterprise: Contrato 0477 de 2019 4) Servicio de Internet para la Administración Central Departamental: Orden de Compra 36966 - Contrato con número Interno 0859 de 5 de abril de 2019. Se adjunta como evidencia los contratos celebrados. . - - - - _____________------1/11/2019.Información suministrada por la profesional Leidy Montaña, Contratista Secretaría Administrativa/ cargada por: Lizeth Daniela Garzon Ortiz, profesional especialista secretaria de Planeación y TIC E5P12MP35:• Al inicio del periodo se encontró que la licencia del Motor de Bases de Datos ORACLE que soporta el SIIAF / Humano WEB de nómina y compensaciones, estaba desactualizada y se requería adquirir una de mayores funcionalidades técnicas que abarcara en especial los procesos requeridos para ambiente CLUSTER ORACLE, por tanto las secretarias de Salud, Educación, Planeación y Administrativa, aunamos esfuerzos y aprovechando un descuento del 50% por compra a través del portal de Colombia Compra, se actualizó el licenciamiento y requerido para otra actividad realizada. En complemento se realizó la Migración de bases de datos de los sistemas de información de misión crítica de la entidad a una plataforma segura (certificada ISO 27001) en Datacenter externo tipo Tier III. • Diseño propio de un modelo de datos nuevo y aplicación de base para la gestión de la información del Talento Humano o Se normalizaron (término técnico aplicado a estandarización en una base de datos) y consolidaron hojas de cálculo por varios años con la información de ingreso, cargos, tipos, de todos los funcionarios que se encontraban vigentes y los que no. o Con este diseño y modelo funcional creado y con apoyo de una pasantía de universidad, se desarrolló un sistema de información web, que permite funcionalidades para la administración de los históricos, encargos, escaleras, vacaciones, vacantes, estudios, cruces con información financiera, listados varios de pre pensionados, cumpleaños. etc. No tuvo costo contractual. • Se solucionaron dificultades con el soporte técnico de la firma SOPORTE LOGICO, propietaria del sistema de gestión de nómina y compensaciones laborales denominado HUMANO WEB. o Al respecto se realizó una gestión técnica para automatizar su integración con el sistema financiero SIIAF, ya que se encontró que este proceso era manual y representaba un riesgo de seguridad para la integridad de los datos y su confidencialidad. • Al inicio del periodo se recibió con un canal de internet de 40MB con alto costo, por tanto se hizo la gestión para que se realizara el proceso por Colombia compra, lo cual permitió disminuir el costo durante las siguientes vigencias sustancialmente y permitió subir el canal de servicio que en la actualidad se entrega con 256 MB hasta abril de 2020. • Se instalaron enlaces inalámbricos entre el edificio de la Gobernación y las sedes de la secretaría de Ambiente y Gestión del Riesgo y también con el Teatro Tolima, que permitieron a dichas entidades hacer uso de los servicios de tecnología internos como Internet, SIIAF entre otros; lamentablemente dicho proceso no fue tan exitoso como se esperaba, en razón a que al interior de dichas entidades su sistema de cableado estructurado es aun obsoleto, artesanal y de baja calidad, lo que no permite trabajar con la calidad ni cantidad esperada del canal que proporcionan los enlaces, esto también permitió eliminar contratos de canales pequeños de internet a un alto costo. -Para dar respuesta a la auditoría (revisión de licenciamiento) hecho por la firma Microsoft, donde se reportó un faltante de años anteriores, lo que representaba un riesgo de sanción económica para la entidad, por tanto la Secretaria de Planeación junto con la Sec. Administrativa aunaron esfuerzos para cumplir con la adquisición del licenciamiento de ofimática y sistemas operativos, conforme al diagnóstico realizado por los delegados de dicha firma. • Procesos transición a IPv6: Se elaboró el diagnóstico de la infraestructura tecnológica, se evidenciaron que del 100% de los dispositivos tecnológicos el 72% NO CUMPLEN los requisitos para su implementación. La secretaria Administrativa adelanta la propuesta para el plan de transición que incluye desde capacitación especializada, adquisición de tecnología, uso y apropiación en torno a la referencia técnica del ministerio de TIC. • Se realizó un levantamiento de requerimientos de tecnología (equipos de cómputo, licencias, impresoras, escáneres, lectores de código de barras, impresoras de stikers etc.), el cual se presentó a la alta dirección para su viabilidad financiera. • Se brindó soporte técnico a usuarios internos de entidad con asesoría y revisión técnica de servicios y productos a ser adquiridos también por otras dependencias. • De acuerdo al proceso de administración de la plataforma tecnológica, se realizó contratación directa para los mantenimientos, soporte y actualizaciones a los Sistemas de información de misión crítica: o PCT / SIIAF – Sistema Financiero y Contable o Soporte Lógico / Humano Web – Sistema de nómina y compensaciones laborales.

Fuente:

Carpetas, comunicaciones internas y contratos

Hoja de vida del indicador

Ejecución financiera
(Miles de $)

Evidencias fisicas

Documentos

Fotos

Videos

Municipios Beneficiados

Municipio

Proyecto Local

Valor (Miles de $)

Año

Cumplimiento de metas anuales

2016

Meta : 0
Meta alcanzada: 0.75

2017

Meta : 1
Meta alcanzada: 0.3

30%

2018

Meta : 1
Meta alcanzada: 0.92

92%

2019

Meta : 1
Meta alcanzada: 0.75

75%

Meta de producto: E5P12MP35 - Mejorar los servicios de información al ciudadano, fortaleciendo e implementando un Plan estratégico d Tecnología (PETI)