Meta de producto || Un Sistema de Gestión Documental física y electrónica sectorial implementada, gestionada y monitoreada || Sistema Ejecutor

Periodo: 01/01/2016 - 31/12/2019 / Pilar: Tolima territorio con buen gobierno / Política: Gobernabilidad con eficacia y eficiencia para una gestión pública moderna / Nombre del programa: Una gobernanza para la paz / Nombre del subprograma: Una gobernanza para la paz

Indicador de producto: Número de sistemas de gestión documental física y electrónica sectorial implementada, gestionada y monitoreada. Tipo de indicador:

Observaciones:

Herramientas de Administrador

Histórico de la ejecución

Ejecución fìsica (Última actualización: 01/11/2019 )

Avance de meta física en el cuatrienio:

Línea base: 0

Meta: 1

95%

Meta alcanzada: 0.95
Actividades ejecutadas:

2016/10/19 Reporta: Erika Rodríguez Carga: Alejandro Ramírez - Secretaria de Planeación y TIC. Se realizó una reunión con Walter Pulido, jefe de gestión documental. En esta reunión se mencionó que tienen un software de gestión, pero con licencia vencida. También se mencionó la falta de equipos informáticos, escáner y fotocopiadoras, y los equipos que tienen deben hacerle mantenimiento. Adicional, necesitan la segunda fase del software, en el cual contiene web service para que los ciudadanos puedan acceder a la información. 2016/10/19 Reporta: Erika Rodríguez Carga: Alejandro Ramírez - Secretaria de Planeación y TIC. Se realiza reunión con el director de gestión documental Walter Pulido. Para investigar sobre el sistema de gestión documental de la gobernación. Para el cumplimiento de la meta se expresan 3 puntos: -Equipos - Personal Profesional -Segunda fase del software implementado. Estos puntos se deben exponer en el comité GEL. – 2016/12/16.Reporta: Erika Rodríguez Carga: Alejandro Ramírez - Secretaria de Planeación y TIC.Se realiza reunión con el director de gestión documental Walter Pulido. Se han realizado las siguientes actividades: 1. Designación de responsables en cada dependencia para el manejo del Archivo de Gestión. 2. Capacitar en Normas Archivísticas al personal designado. 3. Complementación de Web Service en la Gobernación del Tolima. 30/03/2017. Reporta: Isabel Triana - Secretaría Administrativa - Carga: Oneida Ortiz- Secretaría de Plantación y TIC. Esta meta tiene definido: -Actividades archivísticas para clasificación, ordenación, indexación, descripción -Inventario, conservación y digitalización de la información de bodegas de archivo de la entidad. Para el cumplimiento de la meta, Se han realizado capacitaciones según la ley general de archivo a funcionarios públicos. Se cargan al sistema las actas de reunión correspondientes a las capacitaciones dada por el área de Gestión Documental a los funcionarios. 15/05/2017. Reporta: Isabel Triana - Secretaría Administrativa - Carga: Oneida Ortiz- Secretaría de Plantación y TIC. 24 Alcaldías capacitadas y 23 hospitales, en los siguientes temas: TABLAS DE RD, SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVA, PLAN DE ACCIÓN, PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO PINAR, TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL. 12/07/2017. Reporta: Isabel Triana - Secretaría Administrativa - Carga: Oneida Ortiz- Secretaría de Plantación y TIC. Se solicitó cotización para el servicio de levantamiento técnico de inventarios para la Gobernación del Tolima, para la organización de los archivos de Edificio principal, Archivo gestión - depósito calle 26, Archivo gestión - Secretaría de Educación, Archivo gestión - Fondo de Pensiones, Archivo Fondo Acumulado - Las Brisas, Archivo gestión - Secretaría de Salud (Sede Limonar), otros depósitos. 20/09/2017. Reporta: Isabel Triana - Secretaría Administrativa - Carga: Oneida Ortiz- Secretaría de Planeación y TIC. Para dar cumplimiento a lo estipulado por el Archivo General de la Nación, se debe realizar el inventario de todos los archivos que se encuentren en las instalaciones y depósitos de la Gobernación del Tolima. Es así como se actualizó la meta con las cotizaciones recibidas por diferentes empresas para llevar a cabo este proceso. El total solicitado después de analizadas las cotizaciones corresponde a $1.060.000.000. Se espera la viabilización de la actualización solicitada para iniciar las solicitudes presupuestales correspondientes. 23/11/2017.Reporta: Isabel Triana - Secretaría Administrativa - Carga: Oneida Ortiz- Secretaría de Planeación y TIC. A partir del 15/11/2017. Se legalizó el siguiente contrato: N° 2140. Por un valor de $431.268.393,00 De los cuales a la meta E5P12MP32 le corresponden $361.996.661 para realizar el LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN Y DIGITACION EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN ADQUIRIDO Para 4.325 metros lineales, correspondientes a, 1.Archivo Fondo Acumulado bodega Las brisas 2.Archivo Central - Depósito Documental Calle 26. - - 21/03/2018.Reporta: Isabel Triana - Secretaría Administrativa - Carga: Oneida Ortiz- Secretaría de Planeación y TIC. Se ejecutó el contrato No. 2140 con la totalidad de los inventarios documentales programados. 12/06/2018..Reporta: Isabel Triana - Secretaría Administrativa - Carga: Oneida Ortiz- Secretaría de Planeación y TIC.Se anexan las evidencias de las capacitaciones de la complementación del sistema de gestión electrónica de documentos que corresponde a la ejecución del contrato N°2140. - 13/09/2018..Reporta la profesional: Leidy Montaña - Secretaría Administrativa - Carga la profesional: Oneida Ortiz- Secretaría de Planeación y TIC. : A través del contrato 2140/2017 se encuentra implementado un sistema de información, para la gestión documental , en el link: http://gestiondoc.etb.net.co/Instancias/GobTolima_Prod/AZDigitalV5.0/Login/Login.php?Url=../Admin/index.php%3FUrl%3Dhttp%3A%2F%2Fgestiondoc.etb.net.co%2FInstancias%2FGobTolima_Prod%2FAZDigitalV5.0%2FAdmin%2Fopciones.php. Se implementó este sistema de información, el cual cumple con la normatividad del AGN, para que a través de flujos de trabajo se gestione la radicación tanto interna como externa, las comunicaciones internas y el concepto de ventanilla única, apoyando los procesos de gestión de documento y expediente electrónico, sin embargo han existido dificultades en su implementación, por la falta de Scanners, falta de personal técnico para digitalización en las ventanillas y la resistencia al cambio por parte de algunos usuarios. 01/11/2018..Reporta la profesional: Leidy Montaña - Secretaría Administrativa - Carga la profesional: Oneida Ortiz- Secretaría de Planeación y TIC. E5P12MP32: La dirección ha adelantado acciones en pro del cumplimiento de la ley 594 de 2000, para que todas las dependencias y áreas de la entidad gestione sus inventarios en los archivos y los respectivos fondos documentales acumulados para lo cual se realizó un análisis en cada una de las dependencias para determinar lo faltante por organizar e inventariar. En la vigencia anterior se realizó una inversión para el levantamiento de inventario al natural en el archivo central, en donde se cargaron los inventarios apoyados en la herramienta Azdigital, la cual está disponible para la consulta en línea de los mencionados inventarios. - - - 12/03/2019.Reporta la profesional: Leidy Montaña - Secretaría Administrativa - Carga la profesional: Daniela Garzon Ortiz- Secretaría de Planeación y TIC. E5P12MP32:El sistema de gestión documental implementado, permite que a través de flujos de trabajo se gestione la radicación tanto interna como externa, de las comunicaciones y el concepto de ventanilla única, apoyando los procesos de gestión de documento y expediente electrónico. • Formulación y aprobación del Programa de Gestion Documental, el Plan Institucional de Archivo – PINAR y el manual del Sistema Integrado de Conservacion – SIC. En cumplimiento del Decreto 612 del año 2018. • Se realizo el levantamiento de los inventarios documentales en los archivos de gestion y central. A traves de los cuales, se definio que se tiene 5340.48 MlL inventariados, es decir, con un pendiente aproximado de 8.100 ML por inventariar en todos nuestros archivos, en el marco del cumplimiento al Plan de Mejoramiento Archivistico. • se ejecuto un cronograma de capacitaciones al interior de la administracion departamental, a fin de continuar con el levantamiento de los inventarios documentales de los Archivos de Gestion, proponiendo la aplicabilidad de los Cuadros de Clasificacion Documental de las Tablas de Retencion Documental. • Se realizo revision de 107 informes FURAG de diferentes entidades publicas del Departamento, y se evaluaron 70 Tablas de Retencion Documental y 3 Tablas de Valoracion Documental, en cumplimiento al Articulo 9 del Decreto 2578 de 2012, “Funciones de los Consejos Departamentales de Archivo – CTA”. - - - - - - 11/07/2019.Reporta la profesional: Leidy Montaña - Secretaría Administrativa - Carga la profesional: Daniela Garzon Ortiz- Secretaría de Planeación y TIC. E5P12MP32:Se cumplió con la implementación del sistema AZdigital para el componente software de la meta en el proceso de gestión documental 1) En el mes de marzo de 2019 se realizó el proceso de contratación para el DATACENTER con numero de contrato 0545 del 08 de Marzo de 2019 cuyo Objeto es: CONTRATAR EL SERVICIO DE DATACENTER CON CARACTERÍSTICAS TIER III PARA SOFTWARE (SAAS) COMO GESTOR DOCUMENTAL DE TIPO ECM (ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT) Y SOFTWARE GESTOR DE PROCESOS BPMS (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT) WORKFLOW, CON CAPACITACIÓN Y LICENCIAMIENTO PARA 400 USUARIOS; SERVICIO ALMACENAMIENTO DE 300 GB PARA LA MÁQUINA VIRTUAL DE BASE DE DATOS SOBRE CLÚSTER ORACLE VERSIÓN 12C, DEL SISTEMA FINANCIERO, CONTABLE, ADMINISTRATIVO Y DE NOMINA (SIIAF- HUMANO WEB) CONECTIVIDAD, ROUTER ADMINISTRADO (REDUNDANTE), CON CANAL (REDUNDANTE) DE 10 MEGABITS TIPO VRF EXCLUSIVO" - - - - 1/11/2019.Reporta la profesional: Leidy Montaña - Secretaría Administrativa - Carga la profesional: Daniela Garzon Ortiz- Secretaría de Planeación y TIC. E5P12MP32: Con el apoyo y liderazgo de los funcionarios de atención al ciudadano de la Dirección Documental y la oficina de sistemas de la secretaría administrativa, se requirieron múltiples acciones (ajustes en la funcionalidad del sistema original) por parte del contratista – ETB – con el fin que el sistema se adaptara a las condiciones propias de la entidad; lo cual está contemplado en los requerimientos de implementación del AGN.  Lo anterior permitió la unificación de Radicación Entrada, Salida.  Permite la implementación de un modelo de comunicaciones internas – que radica los oficios internos con parámetros de seguridad y que permite la disminución de la impresión, gasto de papel y firmas digitales para un mejor control de las comunicaciones entre funcionarios y/o contratistas, dándole validez jurídica.  Permitió la integración la secretaría de salud, unificando la radicación de PQRSD y mejorando y unificando el proceso para cumplimiento ante el AGN.  Apoyo el cumplimiento de la ORDEN PERENTORIA AGN / 2017: El sistema de información AZDigital, con su módulo Archivo Físico:  Se realizó el inventario documental en su estado natural, permitiendo que en el mes de mayo/2019, el AGN expidiera acto administrativo aceptando el 40% de los inventarios objeto de la orden perentoria, favoreciendo al departamento con el retiro de la posible sanción sobre el particular y generando espacio para el cumplimiento de lo restante;  Permite mantener unificada e identificada la DATA para futuros procesos de Inventarios y organización documental.  Permite hacer búsquedas y gestión de préstamo, ayuda a los usuarios del sistema en la ubicación toponímica de forma correcta, disminuyendo los tiempos y el desgaste administrativo en el proceso.  Permitió la implementación de firmas digitales para reporte de información.  Herramienta que apoya a la implementación de: Programa de Gestión Documental, Política de Gestión Electrónica, procesos de preservación digital a largo plazo, Transferencias electrónicas, Sistema Integrado de Conservación entre otros programas nacionales y normas del AGN.  A la fecha se tiene contratado el servicio hasta el 15 de febrero de 2019, lo cual es para tener en cuenta en el momento del empalme, ya que se debe gestionar su continuidad, teniendo en cuenta los nuevos requerimientos de la DIAN y su respectiva interoperabilidad con el SIIAF.  La oficina de sistemas proyectó una propuesta para la actualización de la política de Gestión de Documento Electrónico ante la dirección de gestión documental A solicitud de la dirección, se revisaron y ajustaron archivos proyectados por la dirección como complemento de la documentación del programa de gestión electrónica como apoyo al proceso de Gestión Documental, entre otros.  Se gestionaron tres (3) contratos para la sostenibilidad del sistema AZDIGITAL:  2140/ 2017 : Para licenciar la entidad para uso del sistema, donde se hizo el respectivo despliegue, parametrización, capacitación y adaptación de dicho sistema a los parámetros de sistema de calidad de la entidad  1230 / 2018 : Se licenció y mantuvo en servicio el sistema, de igual forma se continuaron los ajustes normativos, actualizaciones y soporte  0545 / 2019 : Se licenció y mantuvo en servicio el sistema, de igual forma se continuaron los ajustes normativos, actualizaciones y soport.e

Fuente:

Hoja de vida del indicador

Ejecución financiera
(Miles de $)

Evidencias fisicas

Documentos

Fotos

Videos

Municipios Beneficiados

Municipio

Proyecto Local

Valor (Miles de $)

Año

Cumplimiento de metas anuales

2016

Meta : 0.25
Meta alcanzada: 0.25

100%

2017

Meta : 0.800000011920929
Meta alcanzada: 0.5

45.45%

2018

Meta : 0.8999999761581421
Meta alcanzada: 0.84

40%

2019

Meta : 1
Meta alcanzada: 0.95

50%

Meta de producto: E5P12MP32 - Un Sistema de Gestión Documental física y electrónica sectorial implementada, gestionada y monitoreada