Meta de producto || 100% de las cuentas de los estados financieros depuradas contable y financieramente || Sistema Ejecutor

Periodo: 01/01/2012 - 31/12/2015 / Pilar: Institucionalidad para fortalecer la unidad de los tolimenses / Política: Una gobernanza ejemplar / Nombre del programa: Hacienda pública moderna y eficiente / Nombre del subprograma: Fortalecimiento de los recursos para la inversión social

Indicador de producto: % de cuentas de los estados financieros depuradas contable y financieramente Tipo de indicador:

Observaciones:

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Histórico de la ejecución

Ejecución fìsica (Última actualización: 30/12/2015 )

Avance de meta física en el cuatrienio:

Línea base: 50%

Meta: 100

96%

Meta alcanzada: 98,03
Actividades ejecutadas:

Emisión de certificaciones de ingresos para adición presupuestal - elaboración de las conciliaciones bancarias - ajuste de la provisión actuarial y al patrimonio autónomo de pensiones - seguimiento al programa de ajuste fiscal y financiero - seguimiento a planes de mejoramiento suscrito con los entes de control - revisión y ajuste de los pasivos estimados por procesos en litigio - integración de la información de inventario de bienes muebles e inmuebles - conciliación permanente de las rentas por cobrar y ajuste de diferencias 12/12/12: 2.1 CUENTAS DEL BALANCE Se desarrolla las siguientes acciones: 1. Verificar que los saldos contables estén acordes a su dinámica contable. 2. Realizar cruces mensuales entre diferentes dependencias de la entidad territorial con el fin de constatar que los saldos son coincidentes entre dichas dependencias y los registrados contablemente. (Salud, Almacén, Consorcio FIA, Rentas, Oficina Jurídica). 3. Registrar los ajustes contables pertinentes con las diferencias detectadas y/o se solicitar ante la dependencia responsable, el tramite que se debe seguir para lograr que los mismos sean coincidentes. 4. Revisar que los comprobantes de ingresos y gastos se encuentren debidamente soportados y con los requerimientos establecidos por la norma. 5. Solicitar a los supervisores de los contratos los documentos idóneos que permitan amortizar saldos de anticipos otorgados y de recursos entregados en administración a través de convenios. 6. Registrar mensualmente los reportes remitidos por las diferentes dependencias que generan información y que debe ser procesada contablemente a fin de reflejar cifras fidedignas y coincidentes. (Consorcio FIA, Oficina Jurídica, Secretaria de Salud, Informe de Supervisores de convenios y/o contratos)) 2.2 CONCILIACIONES BANCARIAS: La segunda etapa consiste en la revisión y seguimiento continuo de los registros de los libros de bancos y extractos bancarios con el objeto de minimizar al máximo las partidas conciliatorias y en el evento que se presenten que estas no superen los 6 meses, para adelantar esta labor se estableció el siguiente procedimiento: 1. Realizar la conciliación bancaria mes a mes de todas las cuentas del sector Central del Departamento. 2. Determinar la causa de las partidas conciliatorias 3. Oficiar a la Dirección Financiera de Tesorería cuando una partida conciliatoria supera los dos meses, para que realice los registros correspondientes. 4. Reuniones periódicas entre la Dirección Financiera de Contabilidad y la Dirección Financiera de Tesorería para establecer acciones tendientes a subsanar las dificultades que puedan presentarse en el registro de la información contable de las cuentas bancarias. 2.3 INCORPORACIONES AL BALANCE En desarrollo del análisis a los estados financieros de la entidad por parte del Director Financiero de Contabilidad, determinó que existen cifras que no se encontraban registradas dentro el balance general del departamento, para lo cual se realizaron las acciones pertinentes para la consecución de los soportes idóneos que permitieron la incorporación de los siguientes derechos de la entidad: Por el manejo de los recursos por parte del FIA (Plan Departamental de Aguas) la suma de $37.299 millones. Recursos para el Fondo de mantenimiento del Hotel Ambala ? Cooservimos la suma de $158 millones. - fffsddsdss - Fecha: 24/04/2013 4:52 P. M. DAP: Juan Carlos Diaz Martinez Secretaria de Hacienda: Dirección de Contabilidad: Director Fernando Aguirre Lopez y Educardo Villalobos Asesor 1. CUENTAS DEL BALANCE Se desarrolla las siguientes acciones: 1 Verificar que los saldos contables estén acordes a su dinámica contable. 2 Realizar cruces mensuales entre diferentes dependencias de la entidad territorial con el fin de constatar que los saldos son coincidentes entre dichas dependencias y los registrados contablemente. (Salud, Almacén, Consorcio FIA, Rentas, Oficina Jurídica). 3 Registrar los ajustes contables pertinentes con las diferencias detectadas y/o se solicitar ante la dependencia responsable, el tramite que se debe seguir para lograr que los mismos sean coincidentes. 4 Revisar que los comprobantes de ingresos y gastos se encuentren debidamente soportados y con los requerimientos establecidos por la norma. 5 Solicitar a los supervisores de los contratos los documentos idóneos que permitan amortizar saldos de anticipos otorgados y de recursos entregados en administración a través de convenios. 6 Registrar mensualmente los reportes remitidos por las diferentes dependencias que generan información y que debe ser procesada contablemente a fin de reflejar cifras fidedignas y coincidentes. (Consorcio FIA, Oficina Jurídica, Secretaria de Salud, Informe de Supervisores de convenios y/o contratos)) 2. CONCILIACIONES BANCARIAS: La segunda etapa consiste en la revisión y seguimiento continuo de los registros de los libros de bancos y extractos bancarios con el objeto de minimizar al máximo las partidas conciliatorias y en el evento que se presenten que estas no superen los 6 meses, para adelantar esta labor se estableció el siguiente procedimiento: 1 Realizar la conciliación bancaria mes a mes de todas las cuentas del sector Central del Departamento. 2 Determinar la causa de las partidas conciliatorias 3 Oficiar a la Dirección Financiera de Tesorería cuando una partida conciliatoria supera los dos meses, para que realice los registros correspondientes. 4 Reuniones periódicas entre la Dirección Financiera de Contabilidad y la Dirección Financiera de Tesorería para establecer acciones tendientes a subsanar las dificultades que puedan presentarse en el registro de la información contable de las cuentas bancarias. 3 INCORPORACIONES AL BALANCE En desarrollo del análisis a los estados financieros de la entidad por parte del Director Financiero de Contabilidad, determinó que existen cifras que no se encontraban registradas dentro el balance general del departamento, para lo cual se realizaron las acciones pertinentes para la consecución de los soportes idóneos que permitieron la incorporación de los siguientes derechos de la entidad: 4 DEPURACION DE PROCESOS LITIGIOSOS A 31 de marzo de 2013 se eliminaron dentro del proceso de sostenibilidad 142 registros contables por valor de $1.630 millones, correspondientes a procesos litigiosos terminados y archivados. Se apropiaron para la vigencia 2013 $120 millones de pesos para el desarrollo del Proyecto Implementacion del proceso de sostenibilidad y depuración contable emn el Departamento del Tolima de los cuales se han comprometido un Total de $119.920.641,00 Codigo presupuestal 03-3-19311-8020 EFDCF = (TD)X50+50 = 319 X 50 + 50 X 80,04 TSC 531 La meta para el año 2013 es del 80% es decir que se cumplio en un 100% lo programado para la vigencia del 2013 - - - - - Septiembre 2 de 2013, Educardo Villalobos Sria de Hacienda y Juan Carlos Díaz Martínez. Se realizan las actividades de revisión de las cuentas del Balance, incorporaciones al Balance y depuración de procesos litigiosos donde a 31 de Agosto de 2013 se eliminaron dentro del proceso de sostenibilidad 335 registros contables por valor de $9.498 millones, correspondientes a procesos litigiosos terminados y archivados. Los estados Financieros y contables se encuentran depurados en un 85.31% como quiera que con corte a Julio de 2013 se han depurado un total de 906 cuentas del Balance de 1062 en total. De las 531 cuentas previstas de depuración del presente cuatrienio, se han depurado 375. NOTA: A partir del 1º de julio de 2013, de acurdo con lo normado en el nuevo programa de ajuste fiscal financiero esta función pasó a ser competencia de la Dirección Financiera de Tesorería. NOTA: A partir del 1º de julio de 2013, de acurdo con lo normado en el nuevo programa de ajuste fiscal financiero esta función pasó a ser competencia de la Dirección Financiera de Tesorería - 3 abril de 2014- Juan Carlos Diaz Martinez - SPTic y Educardo villalobos S Hada 1. CUENTAS DEL BALANCE Se desarrolla las siguientes acciones: 1 Verificar que los saldos contables estén acordes a su dinámica contable. 2 Realizar cruces mensuales entre diferentes dependencias de la entidad territorial con el fin de constatar que los saldos son coincidentes entre dichas dependencias y los registrados contablemente. (Salud, Almacén, Consorcio FIA, Rentas, Oficina Jurídica). 3 Registrar los ajustes contables pertinentes con las diferencias detectadas y/o se solicitar ante la dependencia responsable, el tramite que se debe seguir para lograr que los mismos sean coincidentes. 4 Revisar que los comprobantes de ingresos y gastos se encuentren debidamente soportados y con los requerimientos establecidos por la norma. 5 Solicitar a los supervisores de los contratos los documentos idóneos que permitan amortizar saldos de anticipos otorgados y de recursos entregados en administración a través de convenios. 6 Registrar mensualmente los reportes remitidos por las diferentes dependencias que generan información y que debe ser procesada contablemente a fin de reflejar cifras fidedignas y coincidentes. (Consorcio FIA, Oficina Jurídica, Secretaria de Salud, Informe de Supervisores de convenios y/o contratos)) 2. INCORPORACIONES AL BALANCE En desarrollo del análisis a los estados financieros de la entidad por parte de la Directora Financiera de Contabilidad, determinó que existen partidas en los estados financieros que deben ser ajustadas, eliminadas o reclasificadas, para lo cual se realizaron las acciones pertinentes para la consecución de los soportes idóneos que permitieron la contabilización correcta de las mismas: Reclasificaciones realizadas mediante comprobante de contabilidad número 43 de 31-01-2014, comprobante de contabilidad 115 de 28-02-2014, comprobante de contabilidad 137 de 11-03-2014 y comprobante de contabilidad 190 de 31-03-2014: 67 registros de re clasificación de saldos y 70 registros de corrección de errores por errónea clasificación. 3. DEPURACIÓN DE PROCESOS LITIGIOSOS A 31 de marzo de 2014 se eliminaron dentro del proceso de sostenibilidad 99 registros contables por valor de $1.321 millones, correspondientes a procesos litigiosos terminados y archivados. - 15-04-2014Educardo Villalobos - D. F. Presupuesto y Juan Carlos Diaz Martinez - SPT Los estados Financieros y contables se encuentran depurados en un 91,9% como quiera que con corte a abril de 2014 se han depurado un total de 1005 cuentas del Balance de 1062 en total. De las 531 cuentas previstas de depuración del presente cuatrienio, se han depurado 474. fecha: 14/05/2015 responsable de la información: Educardo Villalobos cargue de la información: Carolina Agudelo Se desarrolla las siguientes acciones: 1 Verificar que los saldos contables estén acordes a su dinámica contable. 2 Realizar cruces mensuales entre diferentes dependencias de la entidad territorial con el fin de constatar que los saldos son coincidentes entre dichas dependencias y los registrados contablemente. (Salud, Almacén, Consorcio FIA, Rentas, Oficina Jurídica). 3 Registrar los ajustes contables pertinentes con las diferencias detectadas y/o se solicitar ante la dependencia responsable, el tramite que se debe seguir para lograr que los mismos sean coincidentes. 4 Revisar que los comprobantes de ingresos y gastos se encuentren debidamente soportados y con los requerimientos establecidos por la norma. 5 Solicitar a los supervisores de los contratos los documentos idóneos que permitan amortizar saldos de anticipos otorgados y de recursos entregados en administración a través de convenios. 6 Registrar mensualmente los reportes remitidos por las diferentes dependencias que generan información y que debe ser procesada contablemente a fin de reflejar cifras fidedignas y coincidentes. (Consorcio FIA, Oficina Jurídica, Secretaria de Salud, Informe de Supervisores de convenios y/o contratos)) INCORPORACIONES AL BALANCE En desarrollo del análisis a los estados financieros de la entidad por parte del Director Financiero de Contabilidad, determinó que existen cifras que no se encontraban registradas dentro el balance general del departamento, para lo cual se realizaron las acciones pertinentes para la consecución de los soportes idóneos que permitieron la incorporación de los siguientes derechos de la entidad: DEPURACIÓN DE PROCESOS LITIGIOSOS A 31 de marzo de 2015 se eliminaron dentro del proceso de sostenibilidad 335 registros contables por valor de $9.498 millones, correspondientes a procesos litigiosos terminados y archivados. - - ---------------- Fecha: 22 de octubre de 2015 Nombre del indicador 100% de las cuentas de los estados financieros depuradas contable y financieramente Actividades ejecutadas Se desarrollaron las siguientes acciones: 1. Verificar que los saldos contables estén acordes a su dinámica contable. 1. Realizar cruces mensuales entre diferentes dependencias de la entidad territorial con el fin de constatar que los saldos son coincidentes entre dichas dependencias y los registrados contablemente. (Salud, Almacén, Consorcio FIA, Rentas, Oficina Jurídica). 2. Registrar los ajustes contables pertinentes con las diferencias detectadas y/o se solicitar ante la dependencia responsable, el tramite que se debe seguir para lograr que los mismos sean coincidentes. 3. Revisar que los comprobantes de ingresos y gastos se encuentren debidamente soportados y con los requerimientos establecidos por la norma. 4. Solicitar a los supervisores de los contratos los documentos idóneos que permitan amortizar saldos de anticipos otorgados y de recursos entregados en administración a través de convenios. 5. Registrar mensualmente los reportes remitidos por las diferentes dependencias que generan información y que debe ser procesada contablemente a fin de reflejar cifras fidedignas y coincidentes. (Consorcio FIA, Oficina Jurídica, Secretaria de Salud, Informe de Supervisores de convenios y/o contratos)) 2. CONCILIACIONES BANCARIAS: La segunda etapa consiste en la revisión y seguimiento continuo de los registros de los libros de bancos y extractos bancarios con el objeto de minimizar al máximo las partidas conciliatorias y en el evento que se presenten que estas no superen los 6 meses, para adelantar esta labor se estableció el siguiente procedimiento: 1. Realizar la conciliación bancaria mes a mes de todas las cuentas del sector Central del Departamento. 2. Determinar la causa de las partidas conciliatorias 3. Oficiar a la Dirección Financiera de Tesorería cuando una partida conciliatoria supera los dos meses, para que realice los registros correspondientes. 4. Reuniones periódicas entre la Dirección Financiera de Contabilidad y la Dirección Financiera de Tesorería para establecer acciones tendientes a subsanar las dificultades que puedan presentarse en el registro de la información contable de las cuentas bancarias. NOTA: A partir del 1º de julio de 2013, de acuerdo con lo normado en el nuevo programa de ajuste fiscal financiero esta función pasó a ser competencia de la Dirección Financiera de Tesorería. 3. Avance del proceso de depuración y sostenibilidad contable. Dentro de la ejecución del proyecto IMPLEMENTACION DEL PROCESO DE DEPURACION Y SOSTENIBILIDAD CONTABLE EN EL DEPARTAMENTO DEL TOLIMA, podemos destacar los siguientes avances: Se realizaron movimientos contables de depuración de terceros durante el primer semestre de 2015 por valor de $49.582 millones de pesos de las cuentas del balance general de la gobernación, acercando los estados financieros a un nivel de razonabilidad de las partidas aceptable. Los ajustes, reclasificaciones y corrección de errores se realizaron mediante los siguientes comprobantes contables: NUMERO DEL COMROBANTE FECHA DE REGISTRO VALOR DE LOS AJUSTES 146 11/03/2015 $888.663.014.50 261 20/04/2015 $310.580.954.23 297 30/04/2015 $10.318.061.578.58 336 15/05/2015 $3.998.267.132.33 379 27/05/2015 $101.287.105.00 394 04/06/2015 $2.471.375.847.23 428 16/06/2015 $3.303.126.152.96 461 30/06/2015 $28.190.449.760.32 Durante el primer semestre de 2015 se realizó la conciliación de los procesos litigiosos entre la base de datos del Departamento de Asuntos Jurídicos y la Dirección Financiera de Contabilidad, con corte al 30 de Junio, obteniendo el siguiente resultado: CONCEPTO VALORES Saldo Inicial del año 2015 $61.052 millones Eliminaciones de acuerdo con la conciliación realizada $19.117 millones Registro de nuevos procesos y corrección de acuerdo con la conciliación realizada $24.652 millones Saldo al cierre de Junio 30 de 2015 $66.587 millones $ Comprometidos 261.503.430.00 Código Presupuestal 03-3-19311-8020 $246.503.430.00 03-3-19311-8023 $ 15.000.000.00 Total $261.503.430.00 Fuente Archivos y bases de datos generados por el SIIAF Cumplimiento de la meta 98.02% Calculo Persona que suministra la información por la Secretaría de Hacienda: Educardo Villalobos Persona que registra la infomración por la Secretaría de Planeación y TIC: Luis Orlando Pacheco Yepes Lugar: Instalaciones de la Secretaría de Hacienda --------------------- - Con las acciones realizadas durante la vigencia se dio cumplimiento con lo establecido para este periodo alcanzando un cumplimiento de la meta de 98,03 según el informe de Gestión de Proceso de Depuración Contable con corte a 30 de noviembre de 2015

Fuente:

Direccion de Contabilidad - Secretaria de Hacienda; contratos prestacion de servicio y documentos de trabajo.

Hoja de vida del indicador

Ejecución financiera
(Miles de $)

Evidencias fisicas

Documentos

Fotos

Videos

Municipios Beneficiados

Municipio

Proyecto Local

Valor (Miles de $)

Año

Cumplimiento de metas anuales

2012

Meta : 75
Meta alcanzada: 77.21

100%

2013

Meta : 80
Meta alcanzada: 85.31

100%

2014

Meta : 90
Meta alcanzada: 91.90

100%

2015

Meta : 100
Meta alcanzada: 98,03

80%

Meta de producto: - 100% de las cuentas de los estados financieros depuradas contable y financieramente

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Ejecución fìsica (Última actualización: 30/12/2015 )

Avance de meta física en el cuatrienio:

Actividades ejecutadas:

Fuente:

Hoja de vida del indicador

Ejecución financiera (Miles de $)

Evidencias fisicas

Documentos

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Videos

Municipios Beneficiados

Cumplimiento de metas anuales

2012

2013

2014

2015

Ejecución financiera
(Miles de $)